Il modello XLS (formato Excel 97-2003) deve essere utilizzato in via preferenziale ed effettua automaticamente i totali di colonna. Il modello in versione PDF, stampato su carta e compilato manualmente,  va utilizzato solo in caso di non disponibilità della applicazione EXCEL. In tutti i casi i modelli comunque compilati vanno indirizzati in allegato e-mail a radunonazionale@slowbikeap.it. Inoltre il modello, per quanto ideato per le Sezioni CAI, può essere usato da chiunque, in gruppo o singolarmente, voglia partecipare agli eventi.